Информационные технологии –
обеспечению сохранности документов
(из опыта работы ГА РФ)

Е.В. Анискина

Компьютерные технологии в архивном деле стали уже привычными, но пока еще не всеобъемлющими. Как известно, одним из показателей уровня развития архивного дела в настоящее время становится применение компьютерных технологий на всех участках архивной работы, в частности, в области обеспечения сохранности документов.

В Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ) создаётся электронная система заказа, учета и контроля за движением архивных дел.

На первоначальном этапе была разработана действующая модель автоматизированной информационной системы учета, заказа и контроля движения единиц хранения (АИС «Архив»). Система прошла апробацию, результатом которой стала разработка программы (предложений) по поэтапному преобразованию действующей модели в полнофункциональную систему.

В программе приведены примерный порядок и этапы перехода архивов на компьютерные технологии учета и контроля движения дел и перевода учетно-организационной документации архивохранилищ в электронный формат:

1. Создание нормативных, программных, административных и технических предпосылок экспериментального перехода на полнофункциональный режим работы.

2. Экспериментальный ввод в эксплуатацию отдельных модулей системы.

3. Переход на полноформатный режим взаимодействия в АИС читального зала и всех архивохранилищ ГА РФ, расположенных на Большой Пироговской ул., 17.

4. Включение всех модулей системы. Переход архива на полноформатный режим работы в АИС.

5. Организация удаленного защищенного доступа к АИС для удаленных подразделений архива. Подготовка предложений к техническому заданию на подключение к АИС структурных подразделений ГА РФ, расположенных на Бережковской наб., 26.

В 2008 г. в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)» в помещении читального зала ГА РФ на Большой Пироговской улице, 17 (общим с Российским государственным архивом экономики) был установлен сервер и 30 терминальных станций и организована автономная локальная вычислительная сеть (ЛВС).

В рамках разработанной программы ГА РФ при поддержке Росархива предпринял ряд шагов, направленных на доработку и внедрение в работу архива ключевого модуля АИС – «Читальный зал». Однако по целому ряду объективных обстоятельств, ГА РФ (по согласованию с Росархивом) свой окончательный выбор для дальнейшего использования остановил на уже апробированной архивом в сетевом режиме информационно-поисковой системе «Электронные описи ГА РФ», созданной ЗАО «Электронный архив» за счет программных средств.

В конце 2008 г. в соответствии с концепцией, изложенной ГА РФ в программе по поэтапному преобразованию действующей модели АИС в полнофункциональную систему, архив на внебюджетные средства заключил договора с командой программистов и провел модернизацию и надстройку ИПС «Электронные описи ГА РФ», в результате которой, в том числе, был разработан и добавлен в систему программный модуль по организации электронной регистрации читателей. Данный модуль позволяет сотрудникам читального зала не только обрабатывать электронные анкеты и вести личные дела читателей в электронном формате, но и оперативно формировать статистические отчеты по работе читального зала.

Кроме того, оптимизированы поисковые возможности ИПС для обеспечения эффективного использования архивной информации широким кругом пользователей (в т.ч. с учетом пожеланий читателей и сотрудников архива, улучшен поисковый интерфейс, добавлена возможность уточнения результатов поиска).

В ИПС внесен рубрикатор фондов, подготовленный отделом информационно-поисковых систем ГА РФ, по которому обеспечивается поиск фондов, описей и дел поэтапно по списку фондов, далее – по списку описей фонда и по заголовкам дел описи. Помимо сведений о фондах, описях и делах, содержащихся в соответствующих списках (номер, название, крайние даты), имеется возможность просмотра дополнительных сведений:

• о фонде (аннотации, сведения о количестве описей, дел, крайних датах документов, датах и количестве документов по личному составу и др.);

• о деле (аннотации, делопроизводственный номер, количество листов, примечания).

В ИПС обеспечивается контекстный поиск:

• по точному шифру (номеру, включая литеру) фонда или описи, или дела;

• поиск рубрик (по рубрикатору фондов – схеме систематизации фондов);

• поиск фондов (по названиям фондов, переименованиям фондообразователей, аннотациям с возможностью уточнения по диапазону крайних дат фонда и крайних дат документов в фонде);

• поиск описей (по названиям описей с возможностью уточнения по диапазону крайних дат документов);

• поиск дел (по заголовкам дел, аннотациям, делопроизводственному номеру с возможностью уточнения по диапазону крайних дат документов).

Кроме того, имеется возможность просмотра оцифрованных изображений описей, включая справочный аппарат к ним.

Благодаря предпринятым мероприятиям, организован авторизованный доступ посетителей (путем присвоения персонального номера каждому пользователю) читального зала к ИПС «Электронные описи ГА РФ» и тем самым создана возможность электронного заказа дел и последующего контроля за их движением.

Естественно, что обязательным условием полноформатной работы автоматизированной информационной системы является наличие в системе информации о делах. ИПС «Электронные описи ГА РФ» является одной из составных частей информационного ресурса при автоматизации процесса заказа дел в читальном зале и дальнейшего учета их движения. В настоящий момент в архиве накоплен электронный ресурс о примерно 4,0 млн. дел на уровне заголовков. Это – результат многолетней деятельности ГА РФ по переводу описей в электронный формат.

ГА РФ первым в архивной отрасли еще в конце 1990-х гг. приступил к работе по переводу информации традиционных описей в электронный формат, созданию баз данных с информацией о составе и содержании документов архива на уровне заголовков дела. Вновь создаваемые описи при описании документов в архиве и при обработке документов в ведомствах начали создаваться и поступать в архив, как в традиционном виде, так и в электронном формате.

В 2002 г. в рамках пилотного проекта, осуществленного корпорацией «Электронный архив», было проведено экспериментальное сканирование описей по двум фондам ГА РФ и перевод содержащейся в них информации в базу данных (около 56,0 тыс. записей), что положило начало ретроконверсии описей с привлечением сторонних организаций, дающее возможность быстрого «залпового» ввода больших объемов информации для использования в электронном виде.

Вместе с тем, накопленные электронные информационные ресурсы, несмотря на свой значительный объем, не содержат пока в себе информацию обо всех делах, хранящихся в ГА РФ (свыше 6,6 млн. единиц хранения на различных видах носителей). Естественно, что при разработке автоматизированной системы заказа, контроля и учета движения дел встал вопрос о восполнении информации об остальных делах.

Существует возможность ввода информации о делах вручную, отдельно для каждого дела, однако подобный способ требует весьма значительных временных затрат. Было определено, что для заказа дел и контроля за их движением достаточно ввести в имеющуюся систему информацию о делах на уровне архивных шифров, без заголовков и других характеристик, учитывая, что перед заказом дел исследователь просматривает традиционные описи и выписывает архивные шифры интересующих его дел.

Для ускорения процесса ввода информации о делах (архивных шифров дел) была разработана специальная методика ввода информации на основе итоговых записей описей. Работа по переводу в электронный формат итоговых записей описей, проводимая в архиве начиная с 2005 г., позволила создать базу данных в формате MSAccess, содержащую список номеров дел почти из 8,0 тысяч описей ГА РФ. Фактически вначале было создано 3 базы данных, учитывавших специфику учета ряда фондов в ГА РФ, и которые впоследствии были объединены в одну. В частности, речь идёт о таких фондах, как № 102 «Департамент полиции Министерства внутренних дел Российской империи» и № 109 «Третье Отделение Собственной его Императорского величества канцелярии», где учет ведётся по делопроизводственным номерам, присвоенным делам еще в дореволюционный период, поэтому ввод информации в базу данных осуществлялся непосредственно из текста описи. В описях фондов № 102 и № 109 присутствует значительное количество литерных дел (иногда до нескольких тысяч), причем многие из них со сложной литерной частью, например 121Д.Р.т.2 дубл; 17ч.34л.Ат.IIприл. Для ввода информации о делах по этим 2-м фондам, а также для описей на микрофильмы на правах подлинников было дополнительно включено специальное поле. При вводе информации отмечались разнообразные варианты обозначения литерной части дел – буквы (диапазон от «а» до «я»), сочетание букв и цифр, части, тома, приложения и др.

Необходимо отметить, что в процессе ввода проводилась работа по проверке соответствия данных итоговых записей описей тексту описи и сведениям централизованного учета. По результатам этой работы вносились изменения в учетные документы. В процессе ввода были выявлены описи, по которым выверка итоговых записей требовала проверки наличия и состояния дел, и это обстоятельство учитывалось в работе архивохранилищ при планировании их работы. По результатам проверок наличия и состояния дел в созданной базе данных проводится корректировка введенной информации.

Естественно, что по мере создания баз данных, содержащих заголовки дел, происходит замена информационных ресурсов, созданных на основе итоговых записей к описям.

При разработке системы осуществлялась проработка и иных вопросов, связанных с функционированием системы заказа дел. Так, например, для правильного распределения требований, поступающих из читального зала, в систему была внесена информация о местонахождении дел (архивохранилище). В обозримой перспективе в систему будет внесена информация об особо ценных и уникальных делах; осуществлен ввод данных о наличии фонда пользования и другая информация, необходимая для корректной и эффективной работы системы.

Как это и было предусмотрено программой, разработанной в 2005 г., преобразование действующей модели в полнофункциональную систему идёт поэтапно. В настоящий момент разработан программный модуль «Формирование электронного требования», позволяющий сформировать и распечатать электронное требование. Предполагается, что в ближайшее время электронная система заказа дел в читальном зале начнёт свою работу в тестовом режиме, что сделает возможным контролировать движение архивных дел в автоматическом режиме.

В перспективе – переход на полноформатный режим взаимодействия читального зала и всех архивохранилищ ГА РФ, расположенных на Большой Пироговской улице, 17, а впоследствии и на Бережковской набережной, 26. Это станет возможным, в том числе и потому, что в 2012 г. все архивохранилища были оснащены современной компьютерной техникой.

Несмотря на длительность и затратность работ, имеющийся в настоящий момент результат бесспорно демонстрирует необходимость и эффективность создаваемой электронной системы заказа, учета и контроля за движением архивных дел. Следует отметить, что то, чем мы располагаем сейчас – это результат работы не одного десятка сотрудников ГА РФ, которые принимали участие в подготовке технических заданий, наполнению системы информацией, её тестировании. Использование же в полном объеме электронной системы позволит в дальнейшем обеспечить сохранность документов на новом, более современном организационно-техническом уровне и минимизировать трудозатраты по целому ряду традиционных «рутинных» архивных работ.